CONTRÔLE SECOND NIVEAU
Audits d'opération
Audits système
Contrôles de supervision
Contrôles internes
Audits d'opération
L'audit d'opération, un contrôle a posteriori :
L’audit d’opération a pour objectif de s’assurer de la légalité et de la régularité des dépenses déclarées à la Commission Européenne. Mené auprès des Autorités de Gestion et, le cas échéant auprès des bénéficiaires, l’audit d’opération est également un outil de prévention qui offre des garanties et des perspectives d’amélioration de la gestion interne.
Ils peuvent conduite à des constats d’irrégularités des dépenses déclarées et à révéler d’éventuelles erreurs systémiques.
Les objectifs :
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Vérifier l’éligibilité des dépenses des bénéficiaires déclarées à la Commission Européenne ;
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Vérifier la fiabilité des systèmes de gestion des autorités de gestion au regard des exigences d'une piste d'audit efficiente.
Quand?
Échantillonnage annuel d'opérations ayant fait l'objet d'une déclaration de dépenses à l'UE (Entre janvier et le 15 octobre)
Qui?
En France, c'est l'Autorité nationale d'Audit pour les Fonds européens (AnAFe) qui a la charge d’exercer, les missions confiées par la réglementation européennes aux autorités d’audit des fonds européens. L’audit d’opération peut également faire l’objet d’une externalisation.
Audits de système
Les audits de système de gestion et de contrôle :
Ils concernent l’ensemble des systèmes de gestion et de contrôle mis en place sous la responsabilité de l’autorité de gestion.
Leur objet est de vérifier le correct fonctionnement de ces systèmes, au niveau approprié, et d’apprécier plus globalement le degré de confiance susceptible d’être accordé à la piste d’audit. Les constats effectués peuvent appeler la mise en œuvre de mesures correctives plus ou moins étendues.
Les objectifs :
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Obtenir une assurance raisonnable quant au fonctionnement du système de gestion et de contrôle au regard des critères d’évaluation et de proposer une cotation sur son fonctionnement ;
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Évaluer le risque de non-respect des règles et règlements auxquelles sont soumis les autorités de gestion et les organismes intermédiaires/délégués le cas échéant
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S’assurer de la légalité et la régularité des dépenses déclarées à la Commission Européenne
Les vérifications :
Lors d’un audit du système, les principales vérifications menées sur les processus de gestion et de contrôles sont les suivantes :
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Le respect de l’organisation des effectifs et du principe de séparation des fonctions (organigrammes, schéma fonctionnel, etc. ) ;
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La conformité des méthodes, des délais et des supports utilisés ;
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Le respect du plan de visite sur place et de la complétude du rapport de visite sur place ;
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La mise en œuvre du dispositif d’identification et de pilotage des risques ;
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Les procédures de traitements des irrégularités et recouvrements ;
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L’existence de mesures antifraude efficaces et proportionnées…
Quand?
Chaque autorité de gestion déléguée doit avoir fait l’objet d’au moins un audit de système pendant la période de programmation des fonds européens. Et pour les organismes intermédiaire, un audit de système est réalisé par subvention globale.
Qui?
L’audit de système des autorités de gestion relève de la compétence de l’AnAFE.
L’audit de système des organismes intermédiaire est quant à lui, réalisé par les services de l'Autorité de gestion. La réalisation de l’audit de système peut être déléguée à un prestataire externe.
Contrôles de supervision
Les contrôles de supervision :
Les contrôles de supervision ont pour objectif de vérifier que les procédures de gestion des subvention européennes mises en place par les autorités de gestion déléguées et les organismes intermédiaires permettent d’assurer la traçabilité et la régularité de la participation européenne sur les opérations cofinancées tout au long de la piste d’audit et sur l’ensemble des pans du programme. Le contrôle de supervision est composé de deux volets :
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Le contrôle de dossier des opérations individuelles permettant d’identifier d’éventuels points faibles et irrégularités et permettre leur correction le plus rapidement possible
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L’audit de la mise en œuvre des systèmes de gestion et de contrôle permettant d’identifier, sur place, les faiblesses pouvant conduire à une rupture de la traçabilité des dépenses et au risque de rejet des dépenses déclarées.
Les objectifs :
Les contrôles de supervision poursuivent un double objectif de prévention des irrégularités avant déclaration des dépenses à la Commission Européenne et de conseil aux structures en charge de la gestion des fonds européens. La supervision permet notamment de :
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S'assurer de la conformité des pratiques de l’autorité de gestion déléguée ou Organisme délégué (tel que les organismes intermédiaires) ;
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Garantir que l’autorité de gestion déléguée ou Organisme délégué répondent aux exigences des institutions et organes nationaux et européens ;
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Détecter, prévenir et corriger tout défaut de nature systémique, des abus et de fraudes ;
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Délivrer des recommandations tendant à une amélioration des systèmes et procédures mis en place.
Les vérifications :
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La fiabilité de la piste d'audit ;
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L'efficacité et la transparence des procédures de gestion ;
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Le traitement des dossiers dans des délais raisonnables ;
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Le respect du principe de séparation des fonctions entre le service bénéficiaire et le service gestionnaire ;
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Mise en place de dispositifs d'alerte ;
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Mise en place d’un dispositif de contrôle interne ;
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Mise en place de mesures anti-fraudes…
Quand?
S’agissant de la supervision des organismes intermédiaires du PN FSE+, le contrôle de supervision doit intervenir avant la fin de la période de réalisation de la convention de subvention globale ou, au plus tard, avant la déclaration finale de dépenses dont la date est fixée dans la convention de subvention globale au titre de chaque programmation.
Qui?
Les contrôles de supervision des autorités de gestion déléguées, relèvent de la compétence de la DGEFP (autorité de gestion du PN FSE+). La supervision des organismes intermédiaires, relève quant à elle de la compétence des autorités de gestion déléguée du PN FSE+ (DRIEETS, DREETS, DEETS).
Contrôles internes
Le contrôle interne :
L’autorité de gestion, l’organisme intermédiaire le cas échéant, et de l’autorité de certification ont la responsabilité de mettre en place un dispositif de contrôle interne conformément à l’article 59 (point 4, a) du règlement financier. Ce dispositif de contrôle interne, qui s’inscrit dans le cadre du programme, doit être efficace, proportionné et transparent.
Audit interne des procédures, le contrôle interne est un outil de pilotage.
Les objectifs :
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Mettre en place une organisation des activités plus efficace et plus performante en formalisant les procédures-métier ;
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Prendre en compte et maitriser les risques significatifs opérationnels, financiers ou de conformité en procédant à une réévaluation régulière des risques.
Le contrôle interne est une démarche structurée et normée pour pouvoir être auditée permettant ainsi :
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D’identifier, d’évaluer et de maitriser les risques liés à la gestion des fonds européens ;
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De fournir une assurance raisonnable que le dispositif de gestion et de contrôle fonctionne efficacement.
Les vérifications :
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Mise en place effectif du Descriptif du système de gestion et de contrôle ;
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L'efficacité et la transparence des procédures de gestion ;
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Le traitement des dossiers dans des délais raisonnables ;
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Le respect du principe de séparation des fonctions entre le service bénéficiaire et le service gestionnaire ;
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Mise en place de dispositifs d'alerte ;
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Mise à jour régulière de la cartographie des risques ;
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Mise à jour du plan de maitrise des risques,
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Mise en place de mesures anti-fraudes…
Quand?
Le contrôle interne s’appuie également sur l’exercice de gestion et pilotage des risques qui incombe aux autorités de gestion. Cet exercice doit être réalisé en tout début de programmation puis régulièrement actualisé.
Qui?
Ce dispositif doit être mis en œuvre par les services gestionnaires (autorité de gestion déléguée et organisme intermédiaire) et doit mobiliser l’ensemble des agents du service impliqués dans la gestion des fonds européens.